STYREINSTRUKS FOR SANDNES ULF BREDDE (SU)

Vedtatt mars 2023

1. Formål

SUs vedtekters §20 omhandler retningslinjer for styrets arbeid.Formålet med styreinstruksen er å gi en utfyllende oversikt over styrets roller, ansvar og oppgaver samt retningslinjer for arbeidet.Styret kan endre denne styreinstruksen når de finner det formålstjenlig. Styret kan i spesielle enkeltsaker vurdere å fravike instruksen.

2. Sandnes Ulfs vedtekter

SUs vedtekter tar utgangspunkt i NIFs lovverk og lovnorm for Idrettslag. SUs vedtekter beskriver SUs formål og oppgaver.I tillegg legges føringer for SUs arbeid fra: NFF, NFF Rogaland, NIF og Idrettens egne organer.

3. Styrets roller, ansvar og oppgaver

Styremedlemskapet er individuelt og en er ikke representant for noen gruppering. Et styremedlem skal handle og ta beslutninger i tråd med SUs vedtekter og vedtatte instrukser og retningslinjer.

Styret skal normalt ha 8 medlemmer og 2 varamedlemmer.

Det bør tilstrebes at styret er sammensatt med en mangfoldig bakgrunn, med kompetanse innen forskjellige områder som f.eks. strategi, organisasjon, økonomi eller sport.

Minst halvpartens av styrets medlemmer skal ha minimum NFFs lederkurs 1.

Styrets formål og hovedoppgaver:

• Sørge for at klubben drives i hht. årsmøtevedtak, retningslinjer fra NFF og klubbens egne vedtekter og instrukser
• Ved utløpet av hvert år utarbeide budsjett og planer for klubbens økonomi.
• Legge fram regnskap og annen påkrevd dokumentasjon for årsmøtet
• Ta beslutninger vedr innkjøp og investeringer av vesentlig størrelse for klubben
• Arbeidsgiveransvar for klubbens ansatte
• Strategiarbeid
• Organisasjonsoppgaver
• Kontrolloppgaver
• Styremedlemmer må påregne å bidra i arbeidsgrupper, underutvalg eller organisering av aktiviteter etter nærmere avtale.
• Organisere styrets arbeid på en måte som tilrettelegger for aktiv deltakelse for alle styremedlemmer.

Alle styremedlemmer inklusive varamedlemmer har likt ansvar for å ta opp saker, saksoppfølging og bidra med relevante aspekter ved saksbehandlingen. Alle har ansvar for å bidra til konstruktive forslag i avslutning av sakene slik at styret tar gode beslutninger til beste for klubben.

Styrets roller

Alle styremedlemmer deltar på styremøter og aktiviteter/arrangementer i SUs regi.

Oppgaver kan omfordeles når nytt styre konstituerer seg.

Styreleder

• Styremedlem med overordnet ansvar for helheten i styrearbeidet
• Styreleder er styrets representant utad og overfor media sammen med daglig leder.
• Videre følger det spesielt styrelederrollen å følge opp og søke å forbedre SUs rammebetingelser (overfor Sandnes kommune, NFF, andre)
• Er stedfortreder for DL i visse sammenhenger.
• Ansvarlig for allianseavtale SUT
• Styremedlem Sandnes Ulf Arena AS
• Deltar på NFF Rogalands møter for styreledere
• Koordinere representasjon; kretsting, forbundsting, idrettsrådets årsmøte med daglig leder

Nestleder

• Stedfortreder for styreleder etter avtale, eller i dennes fravær.
• Nestleder avgjør agenda for møter i samråd med styreleder, og organiserer styremøtene.
• Ansvar for at årsplan/handlingsplanen blir fulgt sammen med styreleder og daglig leder.
• Medlem samarbeidsutvalg SUT, sammen med en til fra styret.

Sportslig leder

• Ansvar for sportslig utvalg
• Ansvar for sportsplan og trenerforum m/sportslig utvalg og trenerveileder
• Deltar på samarbeidsmøter med Sport SUT

Sekretær

• Sekretær er referent i styrets møter.
• Ansvar for tilgjengeliggjøring av informasjon fra styremøter
• Ansvar for årsrapporten
• Ansvar for innkalling til årsmøte i samarbeid med styrets leder

Økonomiansvarlig

• Ansvar for økonomiplan
• Økonomioppfølging med daglig leder
• Regnskap m/daglig leder og styreleder
• Budsjettforslag m/daglig leder og styreleder

Styremedlem kvalitetsklubb

• Ansvar for klubbhåndbok (oppdatering, info ut)
• Kvalitetsklubbansvarlig – koordinere arbeid med kvalitetsklubb ihht stillingsinstruks.

Øvrige styremedlemmer

• Delta i styremøtene
• Delta og følge opp underutvalg, arbeidsgrupper eller andre aktiviteter, som f.eks. Sandnesgrase, styremedlem i Sandnes Ulf Arena, samarbeidsutvalg med SUT

Varamedlemmer

• Varamedlem trer inn som stemmeberettiget i styret ved avbud fra ordinære styremedlemmer.
• Varamedlemmene har møteplikt 1 gang pr kvartal, men kan delta på alle styremøter dersom ønskelig.

Andre ansvarsområder:

Sørge for tilstrekkelig kapasitet til å drive og forvalte:

• Rekruttering
• Salgsdugnad
• Administrativt ansvar for barnefotballen
• Politiattestansvarlig
• Koordinatormøter
• Trinn/-Lagledermøter
• Årshjul

Andre:

• Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem.
• Kontrollutvalg med leder og to medlemmer

Faste utvalg:

SandnesgraseFair PlayRekrutteringSportsligAnleggDugnadDana CupUlfen

Andre utvalg:

Ungdomsutvalg - ungdommerNettsiden – «journalister»

Daglig leder: rapporterer til Styret Jf instruks for daglig leder.

• Stillingens innhold og oppgaver er regulert i gjeldende ansettelsesavtale.
• Daglig leder er ikke medlem av styret. Har talerett men ikke stemmerett i styremøter. DL har ansvar for SUs daglige virksomhet.

4. Planverk

• Klubbhåndbok
• Sportsplan
• Årshjulet viser og sikrer styrets gjennomføring av og arbeid med sine prioriterte ansvarsområder og arbeidsoppgaver for året.
• Årlig oppgaveliste. Innhold: de saker som årsmøtet ønsker prioritert inneværende år, samt oppgaver styret ønsker å prioritere.
• Strategisk plan: Kan utarbeides hvis styret finner det formålstjenlig.
• Beredskapsplan
• Oppdaterte versjoner finnes alltid på nettsiden under Klubbens organisasjon.

5. Møteprosedyrer

• Første møtet etter årsmøtet (eller ved årsskiftet) skal styret fastsette en arbeidsplan for det påfølgende år (ref punkt 3)
• I forbindelse med første møtet etter årsmøtet skal nye styremedlemmer gjøres kjent med relevante instrukser.
• Nestleder i samarbeid med styreleder skal en eller to ganger pr år sette opp forslag til møteplan for kommende styremøter.
• Normalt avholdes ca. 10 ordinære styremøter pr. år (unntatt juli), halvårlig møteplan fastsettes på første styremøte etter årsmøte.
• Det kan innkalles til ekstraordinære styremøter, ut over de som omfattes av møteplanen.
• Det forutsettes at alle styremedlemmer avsetter nødvendig tid i forkant av styremøtene til å sette seg inn i de enkelte saker med tilhørende sakspapirer, herunder relevante dokumenter på SUs dokumentportal, pt. Microsoft Teams
• Det forutsettes at styremedlemmene avsetter nødvendig tid i forbindelse med fastsatt plan for styremøter gjennom året. Ved forfall meldes nestleder så tidlig som mulig; senest 3 dager før møtet.

Innkalling

• Innkalling sendes alle styremedlemmer senest en uke før styremøtet, pt i Spond.
• Innkalling skal inneholde nummerert saksliste, angivelse av tidspunkt, møtested, forventet tidsforbruk samt nødvendig saksdokumentasjon til de enkelte saker. Det skal informeres om evt. saksdokumentasjon som vil bli ettersendt. Det skilles mellom orienteringssaker og vedtakssaker.
• I vedtaks- og beslutningssaker skal skriftlig saksfremlegg inneholde forslag til vedtak.
• Dersom ikke nødvendig saksdokumentasjon er vedlagt innkallelsen bør styret vurdere å utsette behandlingen.

Referat

• Sekretær har ansvar for at alle relevante dokumenter inntas i referatet.
• Referat skal gjengi hva den enkelte sak gjelder, styrets vedtak samt en kort begrunnelse for evt. vedtak.
• Dersom ett eller flere styremedlemmer, Nestleder eller varamedlemmer krever det skal diskusjoner, anmerkninger og/eller den enkeltes synspunkter referatføres. Diskusjoner er konfidensielle dersom styret ikke bestemmer noe annet, mens vedtak kan kommuniseres videre dersom styret ikke bestemmer at så ikke skal skje på den enkelte sak
• Referat skal angi hvem som stemte for og imot de enkelte saker – hvis det er dissens. Et hvert styremedlem har rett til å kreve en kortfattet protokolltilførsel hvis medlemmet er uenig i vedtak eller saksbehandling.
• Utkast til referat oversendes samtlige styremedlemmer i rimelig tid etter avholdt møte.
• Referatet godkjennes i påfølgende møte.
• Hvert år oppretter styret et beslutningsdokument, hvor en registrerer beslutninger som gjøres i styret.

6. Mediekontakt, informasjon og taushetsplikt

• Uttalelser til media, intervjuer om styrets arbeid, vedtak og lignende på styrets vegne, foretas av styrets leder, eller av den som styreleder har gitt tillatelse til; f.eks. nestleder. Formalia rundt SUs saksbehandling besvares av nestleder eller styreleder.
• Taushetsplikt er gjeldende for alle styremedlemmer, varamedlemmer og evt. andre parter involvert på styremøtet. Det er kun styreleder som frigir informasjon fra behandlingen av saker i styremøtene.
• Den som ønsker å referere saker, beslutninger eller annet fra styremøtet må sørge for å avklare dette på styremøtet og innhente styrets eller styreleders aksept.
• Inhabilitet. Et styremedlem må ikke delta i behandlingen av saker der vedkommende eller nærstående har en spesiell og fremtredende rettslig eller faktisk interesse som går utover den interesse i Klubbens anliggender som følger av vedkommende sin tilknytning til klubben. I inhabilitetsdrøftelsene og avgjørelsen skal vedkommende ikke delta, utover å gi de nødvendige forklaringer som styret måtte finne behov for.

7. Andre bestemmelser og retningslinjer

Retningslinjer for refusjon av tapt arbeidsfortjeneste

Styremedlemmer/styreleder kan i særlige tilfeller utføre styrearbeid på dagtid. Slike oppgaver som vurderes viktige for idretten kan være: a. Møter som er viktige for SU – viktig å være representert. b. Eks.: møter i NFF, møter i Sandnes kommune, mediekontakt ol. c. Drifts- og arbeidsmøter styreleder – daglig leder d. Andre uforutsette saker/møter/hastearbeid - som vurderes som viktig

Arbeid som nevnt ovenfor, som medfører dokumentert tapt arbeidsfortjeneste, kan refunderes etter avtale med styrets leder, eller dersom det gjelder styreleder; 2 øvrige styremedlemmer.